Slip af med de processer og rutiner, der ikke bidrager til vækst, gennem tre trin.

De tre trin er eliminering, automatisering og uddelegering og tilsammen udgør de vores 3 8 model, der er testet på mere end 200 implementeringer. Vores 3 8 model skal hjælpe alle virksomheder til at blive bedre og fungere optimalt, ved at kigge alle processer igennem. For vi ved, at der er nogle områder, processer og opgaver, der kan gøres smartere i alle virksomheder. Har I gjort tingene bestemt på én måde i lang tid, kan det nogle gange være lidt grænseoverskridende at begynde at lave om på det, men vi lover at i sidste ende, så bliver det endnu bedre, fordi I har fået et bedre overblik og alle kan arbejde mere effektivt.

Eliminering

Eliminering handler om at du fjerne alt der ikke giver værdi

Eliminering handler om, at du fjerner alt det, der ikke giver værdi til din virksomhed. Så kort kan det siges, men vi ved, at det er nemmere sagt end gjort, fordi det er en af de processer, der er hårdest.

Det er den, fordi det kræver, at du danner dig et overblik over, hvordan din virksomhed er opbygget, hvordan I løser jeres opgaver og hvordan I håndterer jeres processer.  Når du har været hele vejen rundt, vil du til gengæld sidde tilbage med en virksomhed der kører optimalt.

Det kan faktisk være mange ting, når vi skriver eliminering. Det kan være alt fra forretningsprocesser, godkendelsesprocesser, aftaler, procedurer, rapportering og antal klik med musen.

Vi har, ved at kigge på vores kunder i forbindelse med implementeringen af SAP Business One, fundet ud af, at omkring 80% af de procedurer og rutiner, der udføres kun har en meget lille effekt på virksomhedens effektivitet og succes. Det er især derfor vi opfordre alle til at kigge på, hvilken effekt det vil have for eksempel at eliminere en proces, aftale eller regel.

Automatisering

Har I mere end ét it-system?

Hvis du siger ja, så er du bestemt ikke alene. For der er utrolig mange virksomheder i Danmark, der kører med flere systemer, som for eksempel en webshop, et lagersystem eller et produktionssystem. Og så ved du også, at det kan være et tungt og omfattende arbejde at vedligeholde systemerne manuelt og måske du oplever, at der begås flere tastefejl, der faktisk kan gøre, I bliver nødt til at bremse en produktion, en vare “forsvinder” på lageret eller, at der lægges det forkerte antal produkter på hjemmesiden. En fejlindtastning kan virkelig bremse jer.

Der er heldigvis noget du kan gøre for at afhjælpe det, og det er ved at få automatiseret flere af de manuelle processer. I forhold til vores 3 8 model, så handler automatisering om at få automatiseret alle rutineopgaver.

Frigør ressourcer ved at automatisere opgaver og processer

Ved at begynde at automatisere nogle af jeres processer og opgaver vil I opleve at få noget af overblikket tilbage, faktisk fortæller vores erfaring at du også vil opleve at dine medarbejdere bliver mere motiverede.

Det vi altid begynder med er at automatisere rapporter. Det er en opgave der er nem at komme i gang med og som faktisk også kan gøre jer mere effektive. I kan begynde med at lave en rapport over de opgaver eller processer der er blevet automatiseret så I kan holde øje med hvilken indvirkning det har og I vil hele tiden kunne udvide jeres rapporter til jeres behov.

I kan kigge på hvilke procedurer, der er mest tidskrævende. Det er her den oplagte økonomiske besparelse, kan findes. Men det er ikke altid kun de tidskrævende opgaver, der med fordel kan automatiseres. Der er også opgaver, som ikke er tidskrævende, men som på grund af mængden af opgaver eller prioritering af opgaver, ikke bliver udført på trods af, at de kan have stor værdi for virksomheden.

Uddelegering

Uddelegering handler om at afgive kontrollen

Selvom vi tidligere skrev at eliminering var en af de sværeste processer at komme igennem, så er uddelegering heller ikke så simpel som det lyder. Uddelegering handler om at alt det der ikke kan elimineres eller automatiseres skal du forsøge at uddelegere.

Uddelegering kan tage mange forskellige former. Det kan være lige fra uddelegering af opgaver fra ledende medarbejdere til andre medarbejdere, uddelegere funktioner eller hele områder af forretningen til eksterne virksomheder, eller blot, benytte nogle af disse services, der eksisterer for unikke områder.

Når du skal i gang med at uddelegere, hænger det tæt sammen med, at du bliver nødt til at afgive kontrol.

Afgørende for uddelegering er, at du gør det helt klart, hvad det er for områder som gør virksomheden konkurrencedygtig i et givent marked og sikrer, at det er her virksomheden sætter sin primære arbejdsindsats. Samtidig kræver det også overvejelser omkring, hvilke kvalifikationer de forskellige medarbejdere har som bidrager mest til virksomhedens værdi og sikrer, at det er netop disse kvalifikationer som udnyttes i virksomheden. Er du en dygtig og kreativ person, skal det meste af tiden gå med kreative forretningsudviklende opgaver. Er du en god sælger, skal det meste af tiden gå med at tale med kunder, og er du en god leder og strategi, skal du bruge din tid på at udvikle virksomheden osv.

De rigtige opgaver skal placeres ved de rigtige personer, og det kræver som regel uddelegering af visse opgaver til andre medarbejdere og/eller virksomheder.

Yderligere informationer