Er dit ERP-system klar til fremtiden?

Af Filip B. Andersen, 11. august 2021

Dit ERP-system bør styrke din forretning, men alt for ofte ender vi med at holde stædigt fast i noget, der trækker os ned.

Er dit ERP-system klar til fremtiden?

Lad mig starte med at slå fast, at jeg til dags dato ikke har set det perfekte ERP-system. Ikke fordi systemerne, der findes derude og som vi selv leverer, ikke er gode. Faktisk imponeres jeg gang på gang over den hurtige teknologiske udvikling og de mange nye muligheder. Men simpelthen fordi et ERP-system ikke i sig selv kan være perfekt.

ERP-systemets effektivitet afhænger nemlig ikke nær så meget af teknologien, det indeholder, som det afhænger af måden, vi formår at integrere det i vores forretning på. Så indtil vi en dag er nået så langt, at den menneskelige interaktion er taget ud af ligningen, og forretningen køres udelukkende af teknologien (og hvem ved, om vi overhovedet når – eller ønsker at nå – dertil), er min påstand, at der ikke vil findes et perfekt system.

Men hvad kan du så gøre, hvis du gerne vil sikre dine forretning i fremtiden og måske bare smage på et næsten perfekt ERP-system?

Det handler kort fortalt om integrationen med din virksomhed. ERP-systemet er ikke noget, der skal køre i den ene side af organisationen, mens medarbejderne arbejder i en anden (og ledelsen tager beslutninger i en tredje). Det hele bør flettes ind i hinanden og arbejde sammen, så systemet kan bidrage til at styrke forretningen.

Så hvis du vil sikre dig, at dit ERP-system holder i fremtiden, skal du først og fremmest gøre dig klart, om dit system styrker din forretning, eller om det i virkeligheden trækker dig ned.

Holder du fast i et ERP-system, der trækker dig ned?

De fleste af os vil umiddelbart svare ‘nej’, for hvorfor skulle vi dog holde fast i et system, der ikke bidrager til – og måske endda ødelægger – vores forretning? Men virkeligheden er bare en anden.

Jeg oplever alt for mange virksomheder, der stædigt holder fast i gamle, udtrådte ERP-systemer, som måske nok fungerede godt, dengang det blev implementeret, men som på ingen måde er gået med ind i nutiden – for da slet ikke at tale om fremtiden.

Og det handler ikke om, at nogen har et bevidst ønske om at benytte utilstrækkelige ERP-systemer. Det handler om vaner. Vi har vænnet os til måden, vores ERP-system fungerer på, og selvom det ikke er perfekt, har vi fundet omveje og metoder til – trods alt – at få det til at fungere. Så selvom vi måske inderst inde ved, at der findes bedre systemer derude, kan vejen dertil virke uoverskuelig. Både i forhold til at finde det system, man skal vælge, men især også i forhold til at implementere det i alle grene af virksomheden, lære medarbejderne op, lytte til klagerne over, at tingene ændrer sig og ikke mindst vente på de forhåbentlig gode resultater (som vi jo ikke kan være sikre på, før systemet er implementeret).

Så hvem tør gå forrest og påtage sig risikoen for det nye ERP-system? Det gør de færreste, og derfor ender vi med at beholde vores uddøende ERP-system alt for længe.

Men lad os nu sige, at du er en af de få, der tør at gå forrest og påtage dig den risiko, det er at forkaste “vi plejer” og gå fremtiden i møde. Hvad skal du så kræve af dit nye ERP-system for at sikre dig, at det er klar til fremtiden?

Dit fremtidige ERP-system skal arbejde med dig

Du har naturligvis en masse ønsker til et fremtidigt ERP-system, og de enkelte krav afhænger af din specifikke kontekst. Men for overskuelighedens skyld har jeg nedfældet fire punkter, du generelt set skal have in mente, når du går på jagt efter dit fremtidige ERP-system:

1. Systemer skal skræddersyes til dine behov

Dette er muligvis det vigtigste punkt på listen. Dit ERP-system kan have nok så mange smarte funktionaliteter og muligheder, men du skal gøre dig klart, hvad dine specifikke behov er, og om systemet kan løse dem. Dertil skal du lede efter fleksible systemer, for de behov, du har nu, kommer med garanti til at se markant anderledes ud 1, 3 eller 5 år fra nu. Jo mere fleksibelt dit system er, jo større er sandsynligheden for, at det også kan hjælpe til at udvikle din forretning i årene, der kommer.

2. Systemet skal hjælpe dig til træffe bedre beslutninger om effektivisering

Det virker måske selvsagt, for effektivisering er for mange selve grunden til at implementere et ERP-system. Men her skal du huske at fokusere på, hvordan du kan effektivisere din forretning med systemet – ikke hvordan systemet kan effektivisere dig. Selv de dyreste og smarteste ERP-systemer kan nemlig ikke gøre noget på egen hånd, og de skaber ingen værdi blot ved at eksistere i din virksomhed. Systemet kan organisere, analysere og præsentere data på en måde, så du og dine kolleger får mulighed for at træffe bedre beslutninger, der skaber mere værdi. Det kræver ikke kun implementering af systemet, men også brugertræning og forbedringer i dine procedurer.

3. Systemet bør hjælpe dig til at forbedre din kundeservice

Kundeservice er en indirekte, men ikke desto mindre ekstrem værdifuld sideeffekt ved at have et godt ERP-system. Kunderne forventer i dag, at du hurtigt kan hjælpe dem med deres spørgsmål og møde deres specifikke behov. Med et godt og velintegreret ERP-system kan du hurtigt få overblikket over den specifikke kundes situation og leve op til deres forventninger om eksempelvis digital ordregivning eller forbedret digital rapportering. I teorien kan forbedret kundeservice dermed også øge salg og profit, fordi god kundeservice giver værdi til kunden uden at give dig ekstra udgifter i sig selv.

4. Systemet skal passe ind i den moderne arbejdsplads

Systemet skaber som sagt først værdi, når det bruges, og derfor skal det naturligvis være overskueligt og let at bruge for medarbejderne i din virksomhed. I dag er stort set alle medarbejderes arbejde og workflows unikke, og derfor kræver det, at systemet er skræddersyet til at give hver medarbejder de mest effektive og komfortable arbejdsprocesser. Et ERP-system, der tilpasses den enkelte medarbejder, vil i sidste ende lede til højere effektivitet, fordi medarbejderen netop arbejder sammen med systemet om at skabe optimale processer for din virksomhed.

Det var mine (overordnede) bud på fremtiden inden for ERP-systemer, men som vi ved, kan netop fremtiden være svær at spå om. Derfor vil jeg også rigtig gerne høre dine bud: Hvad har du glæde af hos dig? Hvad forventer du af fremtiden? Hvilke planer har I vedrørende omstilling hos din virksomhed? Og så giver jeg naturligvis gerne mit bud på, om dit nuværende ERP-system vil klare sig i fremtiden (eller hvordan du kan forbedre det).