Dit seneste digitaliseringsprojekt gik ikke helt som planlagt og det løb lidt ud i sandet til sidst. Det var ikke en fiasko, for systemet kom på plads, og systemet er i brug hver dag… det er helt fint… men det lykkedes ikke helt, at opnå de gevinster, der oprindeligt var planlagt. Kan du kende dig igen i dette, så er denne artikel tiltænkt dig – god læselyst.
Historien vil gentage sig i dit næste digitaliseringsprojekt
Jeg ved godt, at jeg nu er den irriterende type, der forudsiger, at ovenstående også vil blive resultatet af dit næste digitaliseringsprojekt. Det tør jeg godt forudsige, for menneskets natur er hård ved alle de gode intentioner. Forandringsprojekter er altid svære, fordi ingen mennesker har lyst til at forandre sig. Vi stritter faktisk imod, alt hvad vi kan.
Men nu ser vi fremad. Vi vasker tavlen ren og prøver igen. Du har besluttet, at dit næste projekt skal opfylde alle ambitioner. Du hyrer en ekstern konsulent, som ruller den store RACI projektplan ud, og du lærer om forandringsledelse, kommunikationsplaner, adfærdsdesign og meget mere, som du aldrig havde troet, var nødvendig overhovedet at overveje.
Det lyder noget dyrt, og det er jo slet ikke sikkert, at det får dit næste projekt til at gå bedre.
Mange af udfordringerne er de samme i dit digitaliseringsprojekt
Som konsulent og rådgiver kan jeg sagtens fortælle dig, hvilke åbenlyse problemer der belaster dit digitale projekt, for det handler altid om de samme ting:
- Projektet skal solidt forankres i ledelsen
- Fra dag ét skal medarbejderne inddrages
- Overraskende stor intern arbejdsbyrde
- Tydelig kommunikation til alle involverede
- Tid til både planlægning, test og ja selve udførelse
Mens du nu ser frem til dit næste projekt, og overvejer, hvad du skal gøre bedre næste gang, kommer vi til en klassisk faldgrube: Du vil nemt komme til at fokusere på, hvilke skridt du skal tage for at dække alle disse emner. Nøglen til succes er selvfølgelig, at du gør dit bedste på alle disse områder, men det vigtige spørgsmål er stadig ikke, hvad du skal gøre nu. – men mere, hvad der holdt projektet tilbage sidste gang. – Hvad forhindrede den i at give dig alle gevinsterne?
Du skal gå ud fra, at alle projektdeltagerne har gjort, alt hvad de kunne, så der må være nogle begrænsende faktorer, som du ikke har set eller forstået, eller som er uden for din kontrol.
Det interessante spørgsmål er altid: Hvad er det, vi ikke har set?
Digitaliseringsprojekt – Den menneskelige natur der stritter imod
Jeg vil gerne byde ind med et mulig svar. Jeg mener, du er oppe imod en superkraft: Den menneskelige natur. Den er genstridig og ofte ses den ikke ved første øjekast. Den er ikke uovervindelig, men den kræver styrke, tid og vedholdenhed at tøjle og forstå.
Jeg tror, der er især to menneskelige egenskaber, som du skal fokusere på: inkonsistens og overvældelse.
De kommer til udtryk på mange forskellige måder, og de kan beskrives på utrolig mange måder, så dette er bestemt ikke en facitliste, men prøv at se, om du kan genkende min udlægning af disse to almindelige træk:
1. Vi er inkonsekvente
Som mennesker stemmer vores rationelle planer ikke altid overens med det, vi vælger at gøre i praksis. Vi er ikke altid konsekvente fra beslutning til udførelse. På det overordnede niveau kan vi sagtens blive enige om de ’tunge’ værdier; menneskerettigheder, lighed og bæredygtighed.
Men når det i hverdagen får en konsekvens for den nye telefon, det nye tøj og den røde bøf, så er det en del vanskeligere at leve op til de høje værdier. Det gælder også digitalisering. Vi er enige om målsætningerne på det indledende møde, men i praksis rammer krav om forandring hårdt. Dine projektdeltagere forstår måske kravene til forandring rationelt, men de kan ikke lade være med at reagere med følelser.
Den menneskelige natur er irrationel, men ret forudsigelig. Alle er enige på det overordnede niveau, men når projektdeltagerne i praksis kommer til det tidspunkt, hvor de konkret skal ændre adfærd, føles det ubehageligt, ubelejligt og endda uretfærdigt. De siger til sig selv, at ”de kan da ikke forvente, at jeg skal… ”, eller at ”det kan da ikke være rigtigt at… ”, og så gør de noget andet, end I havde aftalt. Så derefter kommer det ofte til blot at handle om at komme i mål med det nye system – Ja, at få det bedste ud af det.
Du begynder at forvente i stedet for at spørge. Du begynder at håbe i stedet for at sikre dig. Du begynder at retfærdiggøre din egen indsats – over for dig selv. Bagefter efterrationaliserer du, at det var godt, at I i det mindste kom i mål med systemet, og du glemmer at evaluere i forhold til de oprindelige målsætninger.
2. Du bliver overvældet og overrasket
Mål falmer over tid. Du begynder projektet med store ambitioner og med udsigten til gode gevinster og effektiviseringer. Men midtvejs i projektet stiger mængden af praktik, – og stille men sikkert skifter dit fokus væk fra gevinst-målsætningerne, alle projektdeltagerne får tunnelsyn og prøver bare at løse sine opgaver, og projektet kommer til at handle om bare at blive færdig. Sidst i projektet har du ikke det personlige overskud til at gen-bekræfte alle aftaler med alle projektdeltagerne; du har ikke energien til at holde den samme tale for femte gang, selv om det kræver endnu mere kommunikation, før det siver ind.
Du begynder at forvente i stedet for at spørge. Du begynder at håbe i stedet for at sikre dig. Du begynder at retfærdiggøre din egen indsats – over for dig selv. Bagefter efterrationaliserer du, at det var godt, at I i det mindste kom i mål med systemet, og du glemmer at evaluere i forhold til de oprindelige målsætninger.
Vi ser det gang på gang : Når det bliver hårdt undervejs, så skifter målfokus fra gevinster til teknik.
Du skal anlægge stærke metoder
Kan du genkende inkonsistensen og overvældelsen fra tidligere projekter? Det tror jeg, at de fleste kan. Det kan godt være, at det ikke er de eneste faktorer, der er i spil, men det er et godt sted at starte. Du skal ikke efterlades uden et forslag til, hvordan du kan arbejde med udfordringen…
Forandringsprojekter er svære, fordi menneskelig natur er hård ved de gode intentioner. Hvordan skal du overkomme disse forhindringer? Du skal nærmest besidde en overmenneskelig styrke, og det har de færreste. – Hvis man ikke har en stærk selvdisciplin, må man anlægge sig en god struktur og metoder – helst metoder som en tredjepart holder dig i ørerne med.
Her kommer den eksterne konsulent ind i billedet. Spar lidt på den type konsulent, der kommer og viser powerpoints og udarbejder strategiplaner, der er så lidt praktiske og operative, at de ender i skuffen. – Brug i stedet mere energi på den konsulent, der har arbejdshandskerne på, og som hver dag fastholder dit fokus på gevinstmålsætninger og tvinger dig til at gøre alt det, der hver eneste dag er nødvendigt, for at dit digitaliseringsprojekt kommer i mål og giver fuld gevinst.
Del:
