Bli kvitt prosessene og rutinene som ikke bidrar til vekst, gjennom tre trinn.

De tre trinnene er eliminering, automatisering og delegering, og sammen utgjør de vår 3 8- modell, som er testet på mer enn 200 implementeringer. Vår 3 8-modell skal hjelpe alle selskaper til å bli bedre og fungere optimalt, ved å se gjennom alle prosesser. For vi vet at det er noen områder, prosesser og oppgaver som kan gjøres smartere i alle selskaper. Hvis du har gjort ting på en bestemt måte i lang tid, kan det noen ganger være litt grenseoverskridende å begynne å endre på det. Vi lover derimot at det til slutt vil bli enda bedre, fordi du har fått en bedre oversikt og alle kan jobbe mer effektivt.

Eliminering

Eliminering handler om at du fjerner alt det som ikke gir verdi til din virksomhet. Så kort kan det sies, men vi vet at det er lettere sagt enn gjort, fordi det er en av de vanskeligste prosessene.

Dette er fordi det krever at du danner deg en oversikt over hvordan selskapet ditt er bygget opp, hvordan du løser oppgavene dine og hvordan du håndterer dine prosesser. Når du har vært hele veien rundt, vil du til gjengjeld sitte igjen med et selskap som driver optimalt.

Det kan faktisk innebære mange ulike ting når vi skriver eliminering. Det kan være alt fra forretningsprosesser, godkjenningsprosesser, avtaler, prosedyrer, rapportering og antall museklikk.

Ved å se på kundene våre, har vi i forbindelse med implementeringen av SAP Business One funnet ut at omkring 80% av prosedyrene og rutinene som utføres kun har en svært liten effekt på selskapets effektivitet og suksess. Det er spesielt derfor vi oppfordrer alle til å se på hvilken effekt det vil ha å for eksempel eliminere en prosess, avtale eller regel.

Automatisering

Har du mer enn ett IT-system?

Hvis du sier ja, så er du absolutt ikke alene. For det er utrolig mange selskaper i Norge som kjører med flere systemer, som for eksempel en webshop, et lagersystem eller et produksjonssystem. Og så vet du også at det kan være en tung og omfattende jobb å vedlikeholde systemene manuelt. Du opplever kanskje at det begås flere skrivefeil som faktisk kan gjøre at du må bremse ned en produksjon, at en vare “forsvinner” på lageret, eller at feil antall produkter er lagt til på hjemmesiden. En feilinntasting kan virkelig bremse deg.

Heldigvis er det noe du kan gjøre for å bedre på dette, og det er ved få automatisert flere av de manuelle prosessene. I forhold til vår 3 8-modell handler automatisering om å få automatisert alle rutineoppgaver.

Ved å begynne å automatisere noen av prosessene og oppgavene dine, vil du oppleve å få noe av oversikten tilbake. Faktisk forteller vår erfaring at du også vil oppleve at dine ansatte blir mer motiverte.

Det vi alltid begynner med er å automatisere rapporter. Det er en oppgave som er lett å komme i gang med, og som faktisk kan gjøre deg mer effektiv også. Du kan starte med å lage en rapport over oppgavene eller prosessene som er blitt automatisert, slik at du kan holde øye med hvilken innvirkning det har. Samtidig vil du hele tiden kunne utvide rapportene dine til dine behov.

Du kan se på hvilke prosedyrer som er mest tidkrevende. Det er her den åpenbare økonomiske besparelsen kan bli funnet. Men det er ikke alltid bare de tidkrevende oppgavene som med fordel kan automatiseres. Det er også oppgaver som ikke er tidkrevende, men som på grunn av mengden oppgaver eller prioritering av oppgaver ikke blir utført, til tross for at de kan være av stor verdi for selskapet.

Delegering

Selv om vi tidligere skrev at eliminering var en av de vanskeligste prosessene å komme seg gjennom, så er delegering heller ikke så enkelt som det høres ut. Delegering handler om å prøve å delegere alt som ikke kan elimineres eller automatiseres.

Delegering kan ha mange forskjellige former. Det kan variere mellom delegering av oppgaver fra ledere til andre ansatte, delegering av funksjoner eller hele områder av forretningen til eksterne virksomheter, eller rett og slett å bruke noen av disse tjenestene som eksisterer for unike områder.

Når du skal begynne å delegere, henger det sammen med at du blir nødt til å gi fra deg kontrollen.

Avgjørende for delegering er at du gjør det helt tydelig hvilke områder det er som gjør selskapet konkurransedyktig i et gitt marked og sørger for at det er her selskapet legger sin primære arbeidsinnsats. Samtidig krever det også vurderinger av hvilke kvalifikasjoner de forskjellige ansatte har som bidrar mest til selskapets verdi, og en forsikring om at det er nettopp disse kvalifikasjonene som benyttes i selskapet. Hvis du er en dyktig og kreativ person, skal det meste av tiden gå til kreative forretningsutviklingsoppgaver. Hvis du er en god selger, skal det meste av tiden gå til å snakke med kunder, og hvis du er en god leder og strateg, skal du bruke tiden din til å utvikle selskapet osv.

De riktige oppgavene må plasseres hos de riktige personene, og det krever som regel delegering av visse oppgaver til andre ansatte og/eller selskaper.

Ytterligere informasjon