Countrypack

Når addon Country Pack er installert vil det dukke opp et menypunkt for oppsett av addon under Administrasjon -> Add-on-programmer -> Country Pack -> Innstillinger. Dette menypunktet åpner følgende vindu:

På fanen generelt – som er eneste fane som vises før du aktiverer moduler – ligger alle standardinnstillingene til Country Pack. Herifra kan du aktivere moduler ved å krysse av for de du ønsker å bruke helt til venstre.

Addon Lagringsområde

Et annet viktig punkt er «Addon lagringsområde». Mange av modulene i Country Pack utveksler filer. Det opprettes derfor som standard en egen katalog under vedleggsmappen til SAP Business One. Hvis du vil overstyre området kan du også gjøre det her ved å legge inn en annen filsti helt nederst i skjermbildet.
NB: Hvis du har flere firma må disse ha egne områder. Du kan ikke ha et felles område for flere firma.

Database bruker for rapporter

Du har også mulighet for å legge inn en «Database bruker for rapporter». Dette er en ekstra pålogging til databasen som gjør det mulig å generere PDF forhåndsvisning av dokumenter og rapporter. Dette er det spesielt behov for hvis du bruker EHF modulen da det vil genereres PDF kopi av dokumentet som legges ved EHF filen. Noen mottakere ønsker en slik kopi.
Legg inn et database brukernavn og passord her og klikk «Test». Hvis pålogging er ok kan du «Lagre påloggingsinfo».
NB: Databasepåloggingen anbefales å være type «bare-les / readonly».

Magnus Byrkjeflot, 9 oktober 2018.

Pakk først ut addon .zip arkivet du har lastet ned til en katalog på maskinen din. Filen inneholder to filer:

• En kjørbar installasjonsfil.
• En fil med opplysninger om addon (etternavn .ard).

Installasjon eller oppgradering av Country Pack addon i SAP utføres på vanlig måte ved å gå til [Administrasjon -> Add-on-programmer -> Add-on-administrasjon]. Trykk på knappen «Registrer add-on» og velg «Registreringsfil». Finn frem til området eller katalogen du pakket ut .zip filen og velg opplysningsfilen med etternavn .ard.

Godkjenn og trykk «OK» for å sette i gang installasjon eller oppgradering av addon.

Start SAP på nytt på alle arbeidsstasjoner for å installere eller oppgradere addon automatisk på disse.

PS: På terminalserver må alle brukere være avlogget SAP Business One for at installasjon skal skje uten problemer.

Magnus Byrkjeflot, 20 april 2017.

Her følger en oversikt over ekstra felter og tabeller som CountryPack oppretter i din SAP Business One database:

Tabeller

Felter

Spørringer

I tillegg til tabeller og felter opprettes det en spørrekategori kalt «CountryPack». Denne vil inneholde spørringer som brukes internt i addon samt spørringer som kan brukes som hjelp for kunde.

Magnus Byrkjeflot, 21 august 2018.

Country Pack addon bruker en del filmapper for både filutveksling og arkiv. Disse ligger som hovedregel under standard vedleggsmappe i en underkatalog som heter «Country Pack». Dette kan endres under [Administrasjon -> Add-Ons -> Country Pack -> Innstillinger].

Her er en oversikt over mapper:

Magnus Byrkjeflot, 12 oktober 2018.

Når man sender faktura og andre dokumenter som PDF pr. epost eller i vanlig brevpost er kravet til innholdet at personen som mottar dokumentet er i stand til å lese det og forstå innholdet. Med EHF er det meningen at maskiner skal lese dokumentene. Det setter noen flere krav til innholdet – at vi bruker samme «språk» i begge ender. Det er derfor ekstra viktig å ha kontroll på stamdata.

Firmaoppsett

Under Administrasjon -> Systemoppsett -> Firmaoppsett finner du oppsett for eget firma. Pass på at informasjonen her til en hver tid er riktig. Det er denne informasjonen som sendes til kunde (eller leverandør). Spesielt viktig er:

• Firmanavn og adresse under Generelt -> Lokalt språk.
• Foretaksnummer under regnskapsdata.
• Hovedbankforbindelse under basisoppsett.

Forretningspartner stamdata

Informasjon om kunden er også viktig. Spesielt:

• Foretaksnummer.
• Minst en kontaktperson.
• Adresser med gate, sted, postnummer og land.

Teknisk sett så er det foretaksnummer som brukes som mottaks-adresse for kunde / leverandør i EHF sammenheng. I noen tilfeller kan også GLN brukes. Fyll derfor ut begge disse feltene hvis informasjonen finnes.

Varestamdata

Under varestamdata er disse feltene viktige:

• Navn på innkjøp- og salgskvantumsenhet. Disse skal være fra en av følgende kodelister:
  UN/ECE Recommendation 20: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec20/
  UN/ECE Recommendation 21: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec21/
• FP-Katalognummer. Ved å høyreklikke på varestamdata får du opp valget «FP-Katalognumre». Disse brukes til å matche varenummer fra leverandør til egne varenumre. De sendes også med til kunde hvis det er spesifisert pr. kunde.
• Strekkode. Hvis varen har en EAN strekkode tilknyttet vil denne i likhet med FP-Katalognumre kunne brukes for match på vare fra / til leverandør / kunde.
• UNSPSC – eget brukerdefinert felt for varekategori. Dette sendes også med i utgående dokumenter, og kan i fremtiden brukes til automatisk kontooppslag ved mottak. Mer informasjon her: https://www.gs1.no/support/standardbibliotek/dele/unspsc

Bankkonto

På både egne og bankkonto for forretningsparter er det viktig å være nøye med informasjonen. Se mer om dette her: Administrasjon av banker og bankkontoer

Land

SAP Business One har et eget register over land. Disse finner du under Administrasjon -> Definisjon -> Forretningspartnere -> Land. Første kolonne «Kode» i denne tabellen er etter standarden «ISO 3166-1:Alpha2»: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ISO3166/

Pass på å ikke opprette land med annen kode enn dette.

Magnus Byrkjeflot, 24 april 2020.

Når oppsett av dokumentutsendelse og/eller EHF modulen er gjort vil det dukke opp noen ekstra menypunkter i SAP B1 hovedmeny.

Inngående dokumenter

Dette finner du under Innkjøp -> Innkommende dokumenter. Menypunktet vil bare finnes hvis EHF modul er aktivert. Når du åpner skjermbildet vil alle innkommende EHF dokumenter vises i en liste. De vil ligge i denne listen helt til de er registrert i SAP B1.

Foran hvert dokumentnummer i listen er det en gul pil. Trykker du på denne vises en «PDF – kopi» av dokumentet for verifikasjon. Noen leverandører sender dette med EHF filen som standard, mens noen ikke legger ved noen form for visuell kopi i det hele tatt. Det er ikke påkrevet i EHF sammenheng. I siste kolonnen «Vedlegg» vises antall vedlegg som følger med EHF filen. Klikk på gul pil her vil åpne alle vedlegg.

Løsningen prøver å finne forretningspartner i SAP Business One, og denne vil vise i kolonne «FP Kode» og «FP Navn» hvis denne finnes. Hvis disse kolonnene er blanke er dette på grunn av manglende organisasjonsnummer registrert på forretningspartner eller rett og slett manglende forretningspartner. Du legger da inn forretningspartner manuelt ved å søke i systemet fra disse feltene.

Når forretningspartner er fyllt ut på dokumentlinjen kan du opprettet dokumentet i SAP B1. Men først må du velge hvilken dokumenttype du ønsker å opprette. Det gjør du i kolonnen for «Vare / Tjeneste Type». Her velger du mellom «tjeneste» eller «vare». «Tjeneste» er for å føre varelinjene direkte mot hovedbokskonto. «Vare» er for å føre varelinjer med varenumre slik at du kan koble mot innkjøpsordre / varemottak og få oppdatert varebeholdningen.

Opprett dokument type «tjeneste»

Du oppretter dokumentet ved å merke linjen og trykke «Opprett dokument». Det vil da opprettes et parkert bilag i SAP B1 med innhold fra EHF filen. Dette parkerte bilaget vil åpnes og vises slik at det kan verifiseres med PDF kopi og opprettes. For å opprette det parkerte bilaget klikker du «Opprett».

Opprett dokument type «vare»

Du oppretter dokumentet ved å merke linjen og trykke «Opprett dokument». Når du velger dokumenttype «vare» vil du først få opp et avstemming / matche – skjermbilde for å koble varelinjene mot varelinjer i innkjøpsordre eller varemottak i SAP.

Tabellen i toppen av skjermbildet viser varelinjene fra det elektroniske dokumentet. Kolonner:

• DocNum – Fakturanummer
• Ref. – Linjenummer i PO / PO nummer.
• Linje – Linjenummer i elektronisk dokument
• Vare – SAP B1 Varenummer
• FP Kat. Nr. – Leverandørens varenummer
• EAN – Standard varenummer / strekkode
• Beskrivelse – Varebeskrivelse
• Pris – Varens pris fra el. dokument.
• Kvantum – Antall fra el. dokument.
• Enhet – Varens enhet fra el. dokument.
• Avstemt kvt. – Antall fra varelinjen som er koblet/matchet mot en innkjøpsordre eller varemottak i SAP B1.
• Linjetotal – Linje totalsum

Match på varenummer

Hvis SAP B1 varenummer kolonnen mangler verdier betyr det at løsningen ikke finner hvilken B1 vare som tilsvarer varen i det elektroniske dokumentet. Matching av varer skjer på følgende:

• FP Katalognummer – I dette registeret, som er tilgjengelig på varestamdata ved å høyreklikke, kan du spesifisere varenummer for forskjellige leverandører som tilsvarer ditt SAP B1 varenummer.
• Strekkode / EAN – Hvis du bruker standardiserte strekkoder i EAN format (tilgjengelig på varestamdata) så vil disse også kunne matches med varen i det elektroniske dokumentet.

Avstemt kvantum

Når varen er funnet kan du koble varelinjen fra det elektroniske dokumentet mot en varelinje fra et varemottak eller en innkjøpsordre i SAP B1. Dette gjøres ved å merke linjen. Da får du opp tilsvarende varelinjer fra varemottak / innkjøpsordre i den nederste tabellen. Du kan velge en av varelinjene ved å krysse av i kolonnen «velg». Når dette gjøres vil antallet oppdateres i kolonnen «avstemt kvt.» i den øverste tabellen. Dette betyr at varelinjen i det resulterende fakturadokumentet vil være koblet mot varemottaket slik at varelinjen i varemottaket lukkes.

PS: Du kan også velge å ikke koble varelinjene mot noe innkjøpsdokument. Da vil «avstemt kvt.» være 0. Disse varelinjene vil likevel følge med på fakturadokumentet – men da ikke være koblet mot et varemottak / innkjøpsordre. Merk at hvis disse varene er lagervarer så vil de derav også øke antallet på lager.

Når du er ferdig med å oppdatere og koble varelinjer kan du trykke «opprett dokument» for å opprette et ferdig utfylt parkert fakturadokument.

Finne igjen parkert dokument

Hvis du velger å vente med å opprette det parkerte bilaget vil du finne det igjen ved å gå til Innkjøp -> Innkjøpsrapporter -> Rapport: Parkerte bilag.

Magnus Byrkjeflot, 7 oktober 2020.

Når oppsett av dokumentutsendelse og/eller EHF modulen er gjort vil det dukke opp noen ekstra menypunkter i SAP B1 hovedmeny.

Utgående dokumenter (masseutsendelse)

Dette finner du under Salg -> Utgående dokumenter. Bruk dette skjermbildet for masseutsendelse av dokumenter av de typene du har valgt i oppsettet. I fanen «Utboks» ser du alle usendte dokumenter. I kolonnen «Metode» ser du hvilken metode løsningen mener er den beste for sending av dokumentet. Kolonnen mottaker viser «mottaker-adresse». Denne vil være orgno. for EHF, epostadresse for epost og standard fakturaadresse for print/post.

Mest elektroniske metode
Som nevnt under oppsett så prøver løsningen å finne den «mest elektroniske» metoden for utsendelse. Det betyr at metode blir valgt ut ifra hvilken metode mottaker kan motta dokumenter på i prioritert rekkefølge:

1. EHF
2. Epost
3. Post / print

I kolonnen «Velg» velger du hvilke dokumenter du vil sende. Du trykker så «Send dokumenter» for å sende disse. Du vil da finne de igjen i fanebladet «Sendte dokumenter».

Epostknapp (enkeltutsendelse)

Du har også mulighet for å sende et og et dokument ved å gå inn på dokumentet og klikke epostknappen:

Du vil da få et valg om å direktesende dokumentet til mottaker med mest elektroniske metode:

Velger du «Direkte» her vil dokumentet sendes mottaker med spesifisert metode. Velger du «Manuelt» vil standard SAP Business One senderutine bli brukt.

Magnus Byrkjeflot, 11 juni 2019.

Oppsett av både dokumentutveksling og EHF modul finner du under Administrasjon -> Add-on-programmer -> Country Pack -> Innstillinger.

Først må modulen(e) aktiveres. Kryss av for «Aktiver dokumentutvekslingsmodul» eller «Aktiver EHF modul» eller begge hvis du ønsker å sende dokumenter både via epost og EHF:

Når du har krysset av hvilke moduler du vil aktivere trykker du «Oppdater» og «OK» for å restarte addon og aktivere nye menypunkter. NB: Hvis modulene ikke har vært aktivert før vil det kunne forekomme databaseoppdateringer. Pass på at ingen arbeider med noe i SAP når modulene aktiveres.

Når modulene er aktivert vil fanebladet «Dokumentutveksling» vises i samme skjermbilde:

På denne fanen har du følgene innstillinger:

EHF Aksesspunkt

For enkelt oppsett av EHF klikker du knappen «Opprett gateway» for å sende en forespørsel / bestilling på EHF aksesspunkt «OnePay Gateway». Du vil få beskjed når aksesspunkt er satt opp og klart til bruk.

Epost endepunkt

Standard og anbefalt eposttjeneste er «SBOMAIL». Dette krever at SBOMailer er satt opp på server – for kunder med skybasert SAP Business One er denne tjenesten satt opp av tjenesteleverandør.

Overføringsmetoder for dokumenter

Her har du mulighet – for hver dokumenttype i SAP B1 – å sette hvilke metoder som skal brukes for utsendelse av dokumenter til forretningspartner.

• Kryss av i kolonnen EHF hvis dokumentet skal sendes som EHF fil til de forretningspartnere som støtter det.
• Velg «Epostadresse til kontaktperson» i kolonnen «Epost» hvis du ønsker at dokumenter av denne typen skal sendes til epostadressen til kontaktpersonen som er valgt på dokumentet.
• Velg «Epostadresse til forretningspartner» i kolonnen «Epost» hvis du ønsker at dokumenter av denne typen skal sendes til epostadressen lagret på FP-stamdata under «Generelt» fanen til den forretningspartneren dokumentet er tilknyttet.
• Velg «Ikke send epost» i kolonnen «Epost» hvis du ikke ønsker at dokumenter av denne typen skal sendes via epost.
• Kryss av i kolonnen «Post» hvis dokumentet skal sendes via brevpost. Dokumenter av denne typen vil da sendes til printer hvis ingen andre «mer elektroniske» sendemetoder finnes.
• Kryss av i kolonnen «Vedlegg» hvis du ønsker at tilleggsdokumenter under fanen «Vedlegg» på dokumentet skal sendes som vedlegg til EHF fil eller i epost. Dette gjelder da alle vedlegg tilknyttet dokumentet.

Overføringsmetode som velges vil alltid være den «mest elektroniske», og da i denne prioriterte rekkefølgen:

1. EHF
2. Epost
3. Post / print

Selv om det er krysset av for EHF eller epost er sendemetode også avhengig av at forretningspartner støtter kommunikasjonskanalen. Støtte for EHF sjekkes gjennom ELMA registeret. Støtte for epost er en sjekk på om epostadresse er registrert under hhv. FP-stamdata eller kontaktpersonregisteret SAP Business One.

Magnus Byrkjeflot, 11 juni 2019.

Siden EHF formatet er maskinlesbart er det ofte vanskelig å vite hvordan en SAP Business One faktura oppfattes i et annet mottakersystem. Her er en liste over de viktigste feltene for samhandling mellom forskjellige systemer.

Deres referanse

«Deres referanse» er obligatorisk kjøperreferanse. Skal inneholde referanse til bestiller, for eksempel bestillers navn, ansattnummer eller annen kode som identifiserer bestiller, eller en identifikator for avdeling/gruppe.
Dette feltet er det samme som feltet «Kontakt-ID» for valgt kontaktperson i fakturadokumentet i SAP Business One.

Vår referanse

«Vår referanse» er referansen for utsteder av EHF Fakturaen. Bør oppgis og være navn/referanse/identifikator til person hos leverandør som kan besvare evt. spørsmål om fakturaen.
Dette feltet er det samme som feltet «Navn på Selger» for valgt selger i fakturadokumentet i SAP Business One.

Innkjøpsordrenummer / bestillingsnummer

For at behandling av elektronisk faktura skal bli mest mulig effektiv for kjøper, bør ordre-/bestillingsnummer tildelt av kjøper inkluderes i fakturaen. Dette vil gjøre det mulig for kjøper å gjøre automatisk match mot bestilling etablert i eget system.
Dette feltet er det samme som feltet «Referanse» på fakturadokumentet i SAP Business One.

Vedlegg

Det finnes to typer vedlegg i EHF sammenheng:

1. PDF fakturakopi – en visuell versjon av den maskinlesbare EHF faktura.
2. Andre typer vedlegg – timelister, kontrakter el.l.

En PDF fakturakopi blir automatisk lagt ved EHF filen hvis standard utskriftsmal i SAP Business One er av typen «Crystal Reports». Du kan sjekke dette ved å klikke Verktøy -> Layout Designer og se om uthevet oppsett er av typen «Oppsett – CR».

Andre typer vedlegg som ligger under vedleggsfanen på fakturadokumentet kan legges ved EHF filen ved å slå dette på under innstillinger for dokumentutvekslingsmodul.

Merk: For at PDF vedlegg skal kunne genereres og legges til EHF filen må rapport – databasebruker og passord legges til under generelle innstillinger [Administrasjon -> Add-on programmer -> Country Pack -> Generelt].

Magnus Byrkjeflot, 11 juni 2019.

Du kan sende varekatalog til kunder via skjermbildet «Spesialpriser for Forretningspartnere» som du finner her: [Lagerstyring -> Prislister -> Spesialpriser -> Spesialpriser for forretningspartnere].

For å sende varekatalog høyreklikker du i skjermbildet og velger -> Send EHF varekatalog. Det blir da sendt en EHF varekatalog som inneholder varene spesifisert med spesialpriser til kunden.

Magnus Byrkjeflot, 11 juni 2019.

Aktivering

Først må Country Pack bankmodul aktiveres. Dette gjøres fra Administrasjon -> Add-on-programmer-> Country Pack -> Innstillinger.

NB: Pass på at ingen andre jobber i SAP Business One når du aktiverer moduler for første gang.
For å aktivere bankmodulen krysser du av for «Aktiver bank modul» og trykker knappen «Oppdater». Bankmodulen vil aktiveres og databasen oppdateres.

Oppsett

Når bankmodulen er aktivert vil det dukke opp enda et menypunkt under Administrasjon -> Add-on-programmer-> Country Pack -> Bankmodul innstillinger.

Herifra kan du forespørre Automatisk kommunikasjon med banken. Klikk knappen «Forespør». Noe firmainformasjon blir da sendt til leverandør for bruk i oppsett av bankkommunikasjon. Pass på at du har satt opp bankkonti.

Når kommunikasjon med banken er opprettet vil teksten «Kommunikasjon med banken håndteres automatisk» vises og «Forespør» knappen er deaktivert.

Filformater

Filene som utveksles er stort sett i formatet ISO20022. CountryPack addon kan lese og/ eller skrive:

• PAIN 001
• PAIN 002
• CAMT 054 Kredit og Debet
• CAMT 053
• CAMT 055

I tillegg til ISO formatet bruker addon noen lokale/ land spesifikke formater der det trengs.

Magnus Byrkjeflot, 24 januar 2018.

Utgående betalinger administreres av ‘Elektronisk utgående betalinger’ meny under ‘Bank’ – > ‘Inngående betalinger’.

Når du klikker på denne menyen vil en skjerm med 3 ruter vises. Rutene er som følger:

Åpne dokumenter.

Denne ruten vil vise alle de åpne, betalbare dokumentene i SAP Business One. Velg den du ønsker å betale og klikk på «Send til bank» for å be om betaling av dokumentene. Dokumentene vil da bli flyttet til den neste ruten ‘Under behandling’.

Under behandling.

Denne ruten viser alle de aktive forespurte betalingene gjort av SAP Business One. Den siste kolonnen «Status» vil vise hvor langt i prosessen forespørselen har kommet. Statusen kan være en av de følgende:

«Sent til banken».
Dette betyr at forespørselen er sent, men ikke bearbeidet av banken enda.

«Mottatt av banken».
Dette betyr at forespørselen er sent og bearbeidet teknisk av banken. Det er ingen feil i forespørselen, men den har ikke blitt bearbeidet økonomisk enda.

• «Avventer overføring»
  Dette betyr at forespørselen har blitt prosessert teknisk og økonomisk. Forespørselen avventer overføringen til tidsfristen.

Når fristen kommer blir de betalingene som venter overføring til den datoen som blir behandlet av banken og da flyttet til neste rute i SAP Business One («Behandlet» fanen).

Behandlet

Denne ruten viser alle prosesserte betalinger. Fra denne ruten kan du velge prosesserte betalinger og klikke på ‘Oppdrett betaling’ knappen for å oppdrette et utgående betalingsdokument i SAP Business One.

Magnus Byrkjeflot, 24 januar 2018.

Inngående betalinger administreres av ‘Elektronisk inngående betalinger’ meny under ‘Bank’ – > ‘Inngående betalinger’.

Når du åpner denne skjermen, vil inngående betalings transaksjoner bli hentet fra banken din og vil bli matchet til ditt åpne utgående faktura i SAP business One. Hver bank transaksjon kan inkludere mer enn en dokument referanse. Skjermen viser hver deltransaksjon som er blitt mottatt fra banken, dette betyr at det muligens blir flere linjer i SAP Business One skjermen i forhold til din kontoutskrift.

Skjermen består av to tabeller:

1. Bank transaksjoner
2. Åpne dokumenter

For å matche en transaksjon til en SAP Business One dokument (faktura, kreditnota, etc.), må business partneren spesifiseres i den øvre tabellen. Ofte fyller business partneren inn på forhånd fordi OnePay løsningen klarte å matche transaksjonene ved betalings referanse eller ved andre midler, men noen ganger må du spesifisere business partneren din.

Når du velger en transaksjon i den øvre tabellen, oppdaterer den nedre tabellen seg med åpne dokumenter for den valgte business partneren i transaksjonen. Fra dokumentet, velg det dokumentet som korresponderer med betaling/ bank transaksjon. Den øvre tabellen vil oppdatere med ‘avstemt beløp’ som er satt til dokument summen og ‘på konto beløpet’ med resterende beløp. Du kan velge flere enn ett dokument for hver bank (del-)transaksjon.

Når du har matchet betalingstransaksjonene til dokumentene kan du klikke på ‘bestill’ knappen for å lage inngående betaling transaksjons dokumenter i SAP Business One. Kun de valgte (‘Velg,’ kolonne) transaksjonene vil bli bestilt.

PS: «Bank referanse» kolonnen spesifiserer bank referansen til bank transaksjonen. All del-transaksjoner fra samme bank referanse må bli matchet til dokumente før du kan bestille transaksjonen.

Magnus Byrkjeflot, 24 januar 2018.

Bank addon vil kunne importere kontoutskrifter fra banken din, hvis banken støtter disse funksjonene.  Du kan automatisk eller manuelt avstemme banktransaksjoner med standard avstemmingsmodul i SAP Business One. Vennligst se igjennom dokumentasjonen til SAP Business One for mer informasjon:

Bankavstemming – SAP Business One hjelp

Magnus Byrkjeflot, 24 januar 2018.

Faktura

Det er ofte hensiktsmessig å betale flere dokumenter i samme betalingstransaksjon (som en utbetaling i nettbanken) på grunn av gebyrer eller lignende. Dette er spesielt viktig ved betaling til utlandet. Dette gjøres automatisk når følgende kriterier er oppfylt:

• Faktura er utstedt av samme leverandør.
• Betalingsmåte er den samme.
• Betalingsdato er lik. Betalingsdato vil være forfallsdato eller «i dag» hvis faktura er forfalt.
• Flagg for «Enkeltbetaling» er slått av (ikke krysset av) på leverandørens FP-stamdata under fanen «Betalingskjøring».

Kreditnota

For å avregne en kreditnota mot en faktura når du skal betale faktura må kreditnota sendes samtidig til bank. Det er disse reglene som gjelder:

• Kreditnota dokument- og/eller forfallsdato spiller ingen rolle. Kreditnota blir uansett avregnet mot:
• En eller flere faktura som har høyere totalsum enn kreditnota.
• Flagg for «Enkeltbetaling» er slått av (ikke krysset av) på leverandørens FP-stamdata under fanen «Betalingskjøring».
• Betalingsmåte er den samme.

Magnus Byrkjeflot, 20 mars 2019.

Ved betaling til noen land/banker utenfor EU brukes ikke IBAN nummer. Et eksempel er USA der mange banker krever bruk av et «wire-nummer» eller «routing-nummer».

For at betalinger til slike bankkonti skal fungere må følgende settes opp i SAP Business One:

Bank

Hvis den ikke finnes fra før legges det inn en ny bank under [Administrasjon -> Definisjon -> Banktransaksjoner -> Banker]. Denne legges inn med følgende detaljer:

• Landkode. Det er viktig at denne tilsvarer landet mottakerbanken finnes i. I vårt eksempel USA.
• Bankkode. Her legges «wire»/»routing» nummer inn – bare siffer. Eventuelle prefiks håndteres automatisk. Eksempel på slikt nummer: 125000024 (Bank of America – Washington)
• Banknavn. Obligatorisk navn på leverandørens bank.

Forretningspartner bankkonto

Denne settes opp på vanlig måte under [Forretningspartnere -> FP-stamdata -> Faneark Betalingsvilkår -> Forretningspartnerbank]. Legges inn med følgende detaljer:

• Bankkode. Her brukes bankkoden som ble lagt inn i «Bank» ovenfor.
• Kontonummer. Leverandørens kontonummer.
• BIC/SWIFT-kode. De aller fleste banker har en slik kode. Finnes som regel på bankens hjemmeside.

For at denne kontoen skal bli brukt i betalinger bør den settes som standard ved å klikke knappen «Sett som standard».

Magnus Byrkjeflot, 26 september 2017.

Oppsett i Huldt & Lillevik

Huldt & Lillevik modul muliggjør import av lønnsbilag fra Huldt & Lillevik til SAP Business One. Ved eksport velger du under «Oppsett for fil» -> «Regnskapssystem» valget «SAP Business One». Dette sikrer at filen kan leses inn i SAP Business One.

Velg en filkatalog der du ønsker at SAP Business One skal lese filene fra.

I feltet filnavn bør du bruke formatet «UT[klientnummer]TRS.HLT». Det betyr som i eksemplet under at for klientnummer 0002 så skal filnavnet være «UT0002TRS.HLT

Når disse innstillingene er satt opp kan du eksportere lønnsbilaget. Det opprettes da en fil i katalogen du bestemte over. Denne filen skal vi nå lese inn i SAP B1.

Oppsett i SAP Business One

For oppsett i SAP går du til Administrasjon -> Add-on-programmer -> Country Pack -> Innstillinger -> Faneblad «Huldt & Lillevik lønn». Legg inn:

• Klientnummer – som vist over i eksemplet der klientnummer er 0002
• Feltlengder – standard feltlengder er lagt inn og du trenger ikke endre disse hvis de ikke er endret i Huldt & Lillevik.

Under valget «Utgående endepunkt» har du mulighet for å legge til en filsti endepunkt ved å klikke på knappen med tre punktum «…». Du får da opp et skjermbilde kalt «Endepunkt konfigurasjon»:

Hvis endepunkt av typen «FILE» ikke er lagt til klikker du knappen «Legg til» på høyre side. Det vil da opprettes en ny linje. Legg inn informasjon som vist over der du bytter ut informasjonen i feltene:

• Navn – for eksempel «FILER».
• Type – FILE.
• Inngående bane: Her legger du inn filmappen du registrerte i Huldt & Lillevik. Husk å legge et «wildcard – stjerne – * » etter filbanen for å vise at alle filer fra denne filbanen skal hentes inn i SAP Business One. Eksempel med filsti fra H&L over: P:\Filebank\*
• Utgående bane: Denne er ikke aktuell for Huldt & Lillevik modul.

Når alt er ok trykker du «oppdater og OK» for å lukke vinduet «Endepunkt konfigurasjon». I fanen for Huldt & Lillevik skal du nå finne filoppsettet du nettopp lagde under «Utgående endepunkt». Velg dette og klikk «oppdater og OK» for å lukke innstillings-vinduet og restarte modulene. H&L modul er nå aktiv og konfigurert.

Magnus Byrkjeflot, 9 oktober 2018.

Når oppsett er i orden er du klar for å importere lønnsbilag fra Huldt & Lillevik. Dette gjøres fra Finansregnskap -> Ankomstregistrerte bilag. Nederst i skjermbildet finner du en knapp «Importer» med et tallmerke for hvor mange importfiler som ligger klare i importkatalog du spesifiserte i oppsettet.

Klikk «Importer» knappen og lønnsbilaget blir importert som et ankomstregistrert bilag. Hvis det ikke er samsvar mellom f.eks. kontoplan i Huldt & Lillevik og SAP B1 vil du få beskjed om dette – og du må da enten opprette konti i SAP B1 eller endre oppsett i Huldt & Lillevik. Når bilaget er importert følger du standard rutine for ankomstregistrerte bilag.

Magnus Byrkjeflot, 9 oktober 2018.

Når addon Country Pack er installert, vil menypunktet Administrasjon -> Add-on-programmer -> Country Pack -> Innstillinger. Klikk på dette menypunktet.

I innstillingsskjermbildet merker du av for MVA oppgjørsmodul, og trykker «oppdater». Systemet gjør nå endringer mot databasen. Ikke avslutt eller gjør noe i SAP når denne prosessen pågår. Systemet gir beskjed når dette er ferdig.

Du vil nå få en fane som er merket MVA.

Forklaring til feltene:

Bilagsnummerserie for MVA oppgjør
Systemet vil standard velge primær serien for føring av MVA oppgjør. Her er det mulig å velge egen nummerserie.

MVA termin type
Velg hvilken termintype bedriften bruker.

Kode for direkteført MVA
Angi kode som brukes til direkteføring av MVA.

Avgiftskode for MVA oppgjør
Angi kode som brukes ved føring av MVA oppgjør.

Oppgjørskonto for MVA
Oppgjørskonto for MVA. 2740 etter norsk kontoplan.

Forretningspartner for MVA oppgjør
Opprett leverandør MVA skal betales til. Leverandørnummer angis i dette feltet.

MVA oppgjør bankkonto
Angi bankkonto MVA oppgjøret skal gjøres opp mot.

Jan Gerhard Nilsen, 9 oktober 2018.

Å rapportere merverdiavgift (MVA) til Altinn samt å betale utestående MVA er enkelt i SAP Business One med Country Pack.

Altinn oppsett

Før du kan bruke SAP Business One med Altinn må du:

• Opprette datasystem i Altinn
• Legge til brukernavn og passord i Altinn

SAP Business One

Du finner en oversikt over omsetnings terminene under [Finansregnskap -> Finansrapporter -> Regnskap -> Avgift -> MVA Oppgjør]

Skjermbildet viser de forskjellige MVA terminene samt status og eventuelt uoppgjort beløp.

For å vise detaljer om perioden / terminen markerer du linjen og trykker knappen «Vis». Du får da opp et bilde som viser omsetning (beregningsgrunnlag) og avgift / MVA for de forskjellige rapporterings-postene som skal rapporteres i Altinn.

Sjekk at postene er riktig. Disse kan sjekkes opp mot rapporten [Finansregnskap -> Finansrapporter -> Regnskap -> Avgift -> Avgiftsrapport]. Hvis alt er ok kan du sende denne til Altinn ved å klikke knappen «Send til Altinn».

Første gang du sender inn en MVA oppgave til Altinn må du legge inn brukernavn og passord både for Altinn systemet og din egen bruker. Velg autentiseringstype «SMSPin» og klikk «Send ny» for å få tilsendt en SMS med pinkode fra Altinn. Legg pinkoden inn i feltet «Pinkode» og trykk «Lagre». MVA oppgaven blir nå oversendt Altinn.

Du eller annen person med signeringsrett må nå signere oppgaven i Altinn.

Når oppgaven er signert kan du fra oppgavebildet klikke «Hent faktura» for å automatisk opprette en faktura eller kreditnota med utestående MVA beløp.

Magnus Byrkjeflot, 20 april 2017.

For å aktivere factoring modulen åpner du Country Pack innstillinger [Administrasjon -> Add-on-pogrammer -> Country Pack -> Innstillinger] og krysser av for «Aktiver innkrevningsmodul». Klikk «oppdater» og «OK» for å aktivere modulen.

Når modulen er aktivert dukker det opp en ekstra fane i samme skjermbilde som heter «Innkreving av fordringer»:

Beskrivelse av feltene

• Partner
  Velg hvilken factoring partner du bruker. Foreløpig er Nordea Finans, SG Finans og Sparebank 1 støttet i løsningen.
• Administrasjonstype
  Velg hvilken avtaletype du har med leverandøren din. «Factoring» for factoring og «Debt collection» for inkasso / purretjeneste.
• Avtalenummer
  Noen leverandører krever at det refereres til et avtalenummer i filutvekslingen. Skriv dette inn her.
• Avtaletype
  Definer om det er snakk om kun innenlands factoring eller om avtalen også inkluderer utenlandske kunder.
• Forretningspartner
  Definer en forretningspartner for factoring leverandøren din og velg denne her.
• Kontaktperson
  Ved bruk av SG Finans og Nordea Finans sendes filer pr. epost. Filene sendes til epostadressen knyttet til kontaktperson for forretningspartner definert over.
• Utgående endepunkt
  Ved bruk av SG Finans og Nordea Finans velges SBOMAILER her for utsending via epost. For Sparebank 1 se mer informasjon under.
• Overstyr fra adresse
  Her har du mulighet for å overstyre hvilken adresse epost sendes fra. Skriv inn epostadresse.
• Betalingsmåter
  Velg hvilke betalingsmåter som skal inngå i factoring-kjøringen. Kryss av «Inkluder» hvis betalingsmetoden er en «factoring-Betalingsmåte». Kryss av for «Betal» hvis du ønsker at faktura sendt til factoring selskapet skal merkes som betalt i SAP. Mer om dette under.

Bankkonto og betalingsmåter

For at faktura som sendes kunden skal ha riktig betalingsinformasjon må man opprette en factoring selskapets kontoinformasjon og betalingsmetode i SAP Business One. Som regel har factoring selskapet en konto for KID innbetalinger i tillegg til en for hver valuta du ønsker å ta betalt i. For hver av disse bankkontoene gjøres følgende:

Opprette bankkonto

Disse opprettes under [Administrasjon -> Definisjon -> Banktransaksjoner -> Kontoer hos hovedbankforbindelse]. Se guide for administrasjon av bankkonto her: https://support.adiles.no/hc/no/articles/208249725-Administrasjon-av-banker-og-bankkontoer

Opprette betalingsmåter

Disse opprettes under [Administrasjon -> Definisjon -> Banktransaksjoner -> Betalingsmåter]. Man bør opprette en for hver bankkonto du opprettet over. Viktige felter:

• Betalingsmåtekode – eksempel: FACTORING-KID, FACTORING-NOK etc.
• Beskrivelse – eksempel: «Factoring Sparabank 1 – NOK»
• Betalingsmåte: Inngående
• Hovedbankforbindelse: Velg bankkonto definert over.
• Filformat: Obligatorisk, men samme hva man velger her. Velg vilkårlig.
• Valg av valuta: Begrens utvalget av valuta til factoringkontoens valuta.

Sparebank 1 – Utgående endepunkt

Sparebank 1 har et eget program for innsending av factoring filer som krever at filene legges i en bestemt filstruktur. Man er her nødt til å opprette et eget filområde som spesifisert av leverandør. For at filene skal havne i denne strukturen må vi peke SAP Business One mot denne ved å opprette et «Utgående endepunkt». Klikk den gule knappen med 3 prikker for å åpne definisjon av endepunkter.

Her kan du legge til et filområde ved å klikke «Legg til» og skrive inn følgende:

• Navn: FIL
• Type: FILE
• Inngående bane: Ikke viktig for factoring
• Utgående bane: Sti til filområde du har opprettet for factoring.

Magnus Byrkjeflot, 23 februar 2018.

For å sende faktura til factoring selskapet går du til [Salg -> Factoring]. Du får da opp et skjermbilde som viser alle usendte factoring faktura og kreditnota. Du kan fra dette skjermbildet velge de du ønsker å sende til factoring leverandør og klikke «Send til innkreving» for å sende disse:

Magnus Byrkjeflot, 23 februar 2018.